Viet-Duc-Recruiting
Datenschutz
Datenschutzerklärung
Wir, Viet-Duc-Recruiting, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Um es für Sie so übersichtlich wie möglich zu gestalten, haben wir diese Erklärung in drei Bereiche unterteilt: Allgemeine Datenverarbeitung (für alle Website-Besucher), Verarbeitung von Bewerberdaten und Verarbeitung von Kundendaten.
Teil 1: Allgemeine Datenverarbeitung (Für alle Website-Besucher)
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist:
Viet-Duc-Recruiting (VDR)
Carlo Richter
Wartinerstraße 8
13057 Berlin
E-Mail: info@viet-duc-recruiting.de
2. Zugriffsdaten (Server-Logfiles)
Bei jedem Besuch unserer Website werden Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Diese Daten umfassen: Datum und Uhrzeit des Zugriffs, IP-Adresse (anonymisiert), Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp/-version, Betriebssystem und Referrer-URL.
Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
3. Kontaktaufnahme
Wenn Sie über das Kontaktformular oder per E-Mail mit uns in Verbindung treten, werden die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
4. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies, um die Seite nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Sie können die Verwendung in Ihren Browser-Einstellungen einschränken, was jedoch die Funktionalität der Website beeinträchtigen kann.
5. Nutzung zentraler IT-Infrastruktur (CRM & E-Mail-Kommunikation)
Zur effizienten und sicheren Verwaltung unserer Unternehmensprozesse, Bewerberdaten und Kundenbeziehungen (Fulfillments) nutzen wir das cloudbasierte CRM-System „Zoho One“ (Zoho Corporation B.V., Niederlande) sowie für unsere E-Mail-Kommunikation „Google Workspace“ (Google Ireland Limited). Sämtliche Kommunikation (auch über unsere offiziellen E-Mail-Adressen mit der Endung @viet-duc-recruiting.de) und Datenverwaltung erfolgt über diese zentralen Systeme. Mit den Anbietern haben wir rechtssichere Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Soweit hierbei eine Datenübermittlung in Drittstaaten (z. B. USA) stattfindet, ist diese durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) datenschutzrechtlich abgesichert.
6. Terminbuchung und Online-Meetings (Zoho & Google Meet)
Für die Vereinbarung von Terminen und die Durchführung von Online-Videokonferenzen nutzen wir primär die Dienste von Zoho (Zoho Corporation B.V.). Wenn Sie online einen Termin mit uns buchen oder an einem Zoho Meeting teilnehmen, werden zur Durchführung die erforderlichen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und ggf. Audio-/Videodaten während des Meetings) auf den Servern von Zoho verarbeitet.
In Einzelfällen greifen wir für Videokonferenzen alternativ auf „Google Meet“ der Google Ireland Limited zurück. Auch hierbei werden technische Verbindungs- und Kommunikationsdaten an Google übertragen.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Kommunikation). Weitere Informationen zum Datenschutz bei Zoho finden Sie unter: https://www.zoho.com/privacy.html.
7. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Teil 2: Verarbeitung von Bewerber- und Sprachschuldaten (Personalvermittlung)
1. Zweck der Datenerhebung
Die von Bewerbern angegebenen personenbezogenen Daten werden von VDR ausschließlich erhoben, um:
Sie als Bewerber eindeutig zu identifizieren (z. B. mittels Bewerbungsfoto),
Ihre beruflichen Qualifikationen einzuschätzen,
mit Ihnen Kontakt aufzunehmen,
ein passendes Stellenangebot in Deutschland vorzubereiten,
interne Abläufe im Vermittlungsprozess zu dokumentieren.
Die Daten dienen allein der Vermittlung und Bewerberverwaltung.
2. Kategorien der verarbeiteten Daten
Abhängig von Ihren Angaben verarbeiten wir: Bewerbungsfoto, Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht), Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail), Informationen zur Berufserfahrung, gewünschter Beruf in Deutschland sowie Führerscheininformationen. Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten) im Formular erhoben.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre ausdrückliche Einwilligung (z. B. im Rahmen der Selbstauskunft).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen zur Vorbereitung einer Vermittlung.
4. Weitergabe der Daten, Einsatz von Dienstleistern und Drittlandtransfer
Ihre Daten werden primär intern bei VDR im zentralen CRM-System verarbeitet. Die administrative Abwicklung, Dokumentenprüfung (z. B. für Visumsprozesse) und die Kommunikation vor Ort in Vietnam erfolgt jedoch durch unseren festen, vertraglich gebundenen Fulfillment-Partner (Servicepartner) und dessen Team.
Hinweis zur Transparenz: Unser Servicepartner und sein Team treten im Außenverhältnis unter der Marke „Viet-Duc-Recruiting“ auf und kommunizieren über offizielle E-Mail-Adressen unserer Domain. Rechtlich handeln sie jedoch als weisungsgebundene Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Da Teile des Teams unseres Servicepartners von Vietnam aus unterstützen, erfolgt im Rahmen der Bearbeitung ein Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten aus einem sogenannten Drittland (einem Land außerhalb der EU/des EWR ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Um das europäische Datenschutzniveau vollumfänglich zu gewährleisten, haben wir mit unserem Partner strenge Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sowie die offiziellen EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Zur weiteren Absicherung gilt für das gesamte Team eine strikte „Zero-Local-Copy“-Regel, die eine lokale Speicherung Ihrer Daten (z. B. Passkopien, Lebensläufe) auf Endgeräten in Vietnam technisch und vertraglich verbietet.
5. Speicherdauer
Die Bewerberdaten werden für maximal 24 Monate gespeichert, sofern Sie nicht vorher die Löschung verlangen. Nach Ablauf der Frist werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder vollständig anonymisiert.
Teil 3: Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten (B2B)
1. Zweck und Datenkategorien
Wenn Sie als deutsches Unternehmen (Kunde oder Interessent) mit uns zusammenarbeiten, erheben wir Daten zur Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung und Kundenbetreuung. Dies umfasst insbesondere Firmenname, Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) sowie Abrechnungs- und Zahlungsdaten.
2. Nutzung von CRM-Systemen
Zur effizienten und sicheren Verwaltung unserer Kundenbeziehungen und Aufträge (Fulfillments) nutzen wir das CRM-System Zoho (Zoho Corporation). Mit dem Anbieter wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Geschäftsabwicklung und Kundenbetreuung).
Teil 4: Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben nach der DSGVO jederzeit folgende Rechte hinsichtlich Ihrer verarbeiteten Daten:
Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO).
Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Löschung der Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO).
Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
Widerruf Ihrer Einwilligung: Sofern wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt (Art. 77 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den in Teil 1 genannten Kontaktdaten.
Stand: 01/06/2026